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天气不好,也要心情好!
自己做进销存的历程,转发一位仁兄的博文

转发一位仁兄的博文:

前断续发过一系列简评,有阅读,日记,打印等等相关软件。所以,我决定,今后但凡我开帖评论某个软件,必冠名为老吴简评。以示特色。幸好我的年纪比这里大多数孩子要大,这么自称也不见得过分。

先说一段题外话也是题内话。我一直致力于研究IPAD在专业领域的应用,俗称办公应用。不敢自称全能专家,但在我这个领域,要是妄自菲薄却也毫无意义。所以我在题目中加上了专业人士以及深度评测等字样。
要说IPAD只是大玩具,我从来深恶痛绝这种说法。IPAD凭什么就不能办公,不能应用于商务?
邮件,MSN,网页,这些都只是基本的功能,文档,打印,也已经基本实现了完整功能。再进一步,脑图,TODO,GTD,日程,联系人管理,留言板等等虽然片鳞只甲,好歹也零碎满足了日常工作的部分需求。
也难怪,这些东西都看不出来IPAD和办公之间到底能有多么不可分离的重大作用,无非是便携移动性能,用手机也照样做。
但是,今天,我就要展示一样IPAD上能做,IPHONE不能完美做,而且一旦在IPAD上应用即无法抗拒其魅力的商务应用终极软件。正是这款软件,把IPAD商务应用的破晓之光带给人间。
在此顺便给各位专业人士一点忠告!不管你是做IT的还是做什么的,你只是你那个领域的专家。而在IPAD这个万金油似的东西上,不可能有什么专业人士。要拿IPAD打个比方,那就是一支笔,没见过用笔专家,倒是见过作家和书法家。可是谁也不会去欣赏作家的钢笔或者书法家的毛笔,人们欣赏的是他们用笔创造出来的艺术!IPAD也是一样,会用IPAD不算是什么大不了的事情。用IPAD做什么才是最最重要的。
你们在深度评测的时候总是说这支IPAD笔太重太粗,下水太慢,笔尖太宽或者是镀金不够亮,用墨水太挑牌子之类的,脸红不?你们用IPAD干了些什么专业的勾当了?干了些什么有深度的事情了?
这世界有多广阔多深邃?有多少人终其一生上下求索?有谁?又凭什么能鼻孔出气:不过如此罢了!是时候把你的思想拖出来晒晒太阳见见世面了。老是局限在一个领域守着专业人士的高帽子,脑浆会变成豆腐渣的!
话是说的有点过,我可是实在看不下去现在的某些风气。
都是青年,都是中国风华正茂的一代,弄得成天怨气冲天,这也不好,那也不过如此,朝气何在?未来何在?人生意义何在?人生乐趣何在?!
上天安排了IPAD给我们,哦,不对,乔老爷安排了IPAD给我们,是玩具就要玩出个精气神!是工具也要用出个七种武器的架势(七种武器的精神请见古龙先生遗作)!办公就要拿去办点“公“!娱乐也要呵呵地乐!成天纠结这抱怨那等待那戈多IPAD或者跟子虚乌有的JS死掐,又有什么意义?!干点正经事不好?
下面就干正经事。
首先,说一下背景。
记得的版友应该了解,本人一不越狱,二不盗版,言必称商务第一,稳定至上。也有一些比较接近的朋友知道我从事的乃是外贸行业,从业经历已十余年。大家不知道的,我虽是文科出身,但是从95年开始即已开始将当时已经逐渐普及的PC应用于商务工作中了。从DOS时代的WPS开始到后来的WIN32,到95、98、2000、NT、XP等等都是我一手在部门包办维护的,也参与了集团公司局域网建设,ERP建设等等企业IT项目深度应用,个人也以部门和单个业务员为对象开发过小型数据库(ACCESS多用户进销存数据库),历时近两年方才定型,已持续使用超过10年未被抛弃。如今我虽已离开公司,但是有业务员仍然在使用这个数据库。
再说06年初次接触MAC,当时为了与国外设计师同步设计图稿,咬牙将笔记本升级到了MBP,使用至今,图稿的功能倒已经在其次,反是与后来的IPHONE和IPAD打成一团,尤其是今年入手IPAD之前,已经预先将原先依靠双系统维持的WINDOWS办公───邮件,函电打印,MSN等等逐步转移到了MAC系统下,唯一留下的就是MAC上没有的ACCESS了。5月,接触到了FILEMAKER,一开始并没有太大惊喜,毕竟FM和ACCESS相比还比较陌生。只是MAC原生的数据库,为了避免启动虚拟机那漫长的十来分钟等待和时不时和乌龟赛跑的速度,在缩减功能的前提下将原有ACCESS数据库转移到了FILEMAKER上。IPAD在这个过程中开始使用BENTO,非常简陋的迷你数据库,勉强实现了移动进销存的某些功能,其实根本算不上进销存,因为BENTO缺乏最起码的计算功能,只能录入数据,当个收发表记录一些数据而已。这个时候FILEMAKER发布了IPAD版的FILEMAKER GO,我在上架后的第二天即毫不犹豫地花了40美金购买安装。这个时候,我才意识到IPAD在我们外贸领域的应用,真正开始走上了一条专业的道路。
现在进入正题。
简单说一下FILEMAKER数据库的构造,非专业人士也可以从中获益。
1、FILEMAKER建立在表格的基础之上,比如说我外贸合同的几个要素可以组合为以下几张表格:报价单、合同、合同明细、出运、出运明细。表格的最重要元素即字段,比如合同表中含合同号、签约日期、客户、付款方式、当期汇率、运输方式、收汇方式等等基本要素。
2、表格与表格之间的关系非常重要,表格相当于单个库房,数据是库房里的货物,要依靠严密逻辑组成的关系才能形成一个仓库──数据库。比如,合同是单一的,每条合同的记录包含上面提到的所有包括合同号、日期、客户等等基本信息,但是一个合同下面可能有多条货物的成交,合同明细通过合同号认领到合同表下相关合同号的记录,关系为一对多,合同里进行删除,合同明细里即进行删除。这样,就建立起了第一个关系。第二个关系也是一合同对多出运,这一条比较复杂,因为单一出运记录下可能有多个合同的内容,所以,这个关系是在合同和出运明细间建立的,也通过出运明细中的合同号字段进行关联。出运明细要归置到出运记录下,所以通过出运编号与出运表关联,这就是第四道关系了。余依此类推。
3、字段可以设置为计算字段,比如合同明细中金额的计算可以不用输入,直接用单价字段乘以数量字段得出计算结果。其他还有合计,平均,等等各种函数以满足各种要求。
4、查询可以在多种字段中进行,也可以通过各种函数获得,属于高级应用,不赘述。
5、FM提供了多种视图的设计方式,可以在一个视图中提取相关表格的任意字段组成窗体、表格、报表等等形式甚至是混合的页面。这样就为组合显示数据提供了强大的基础。比如我点选合同,合同下的成交明细,出运情况,收汇情况,付款情况,盈亏情况(全计算字段自动计算结果)全部能在一个页面上清清楚楚地查阅。
6、通过条件文本,可以设置各种警告提示,比如合同尚有余额、过期未收回货款、付款状态异常等等,都可以通过对指定字段的数值进行计算获得结果进行判断并通过文本等方式体现出来。
7、通过查询功能,可以随意调阅指定范围的记录。即为比如年度查询整体成交出运这样的情况提供了支持。
8、报表功能,导出功能,为形成需要打印的数据提供了支持。比如报价单、某客户的合同余额表、合同文本、托运单据、FaPiao、催款书、年度统计表。
9、功能控件比较丰富,按钮、下拉列表、日期框等等,让录入数据和执行功能变得非常方便。
10、脚本丰富,复杂的功能完全可以通过脚本设计来自动完成。
可以实现的功能非常的多,关键看你如何设计自己的数据库,如何能最大程度地去理解自己的业务内容并转化为数据库中的表格、字段、记录和关系,并通过FM把它们组合应用。
现在进入关键。IPAD和这一切有什么关系?
IPAD就是这一切!
所有以上这些数据库设计可以在WINDOWS和MAC两个平台上完成,PRO11和PRO ADVANCE11已经有中文版面世。两个平台均可通过ITUNES的文件共享功能将整个数据库传到IPAD上应用。IPAD甚至可以通过WIFI或者3G连到已经打开并设置了网络共享的PC端的数据库进行远程操作,甚至包括了安全策略,可以设置用户及密码。
IPAD虽然不能实现全部的功能,比如邮件、打印等功能现在无法提供,但是,大部分的功能已经完全无缝实现。
官网的介绍是这样的:你可以:
1、添加、编辑、删除信息。
2、查找、排序并查看记录。
3、在熟悉的窗体、表格或清单中显示数据。
4、可以在布局、标签和网页形式中浏览信息。
5、使用快速查找功能。
6、连接外部SQL数据源。
一句话,你的数据库在PC上如何显示,IPAD上就如何显示(注意分辨率大小),在PC上如何使用,在IPAD上就如何使用(部分功能受限制)。建立一个新的报价单,接一个新的合同,安排收货,发货,收款,付款,统计数据......通过IPAD都可以操作!只除了打印和邮件,这两个比较重要的嵌入功能暂时没有提供,一时也无法提供,但是,作为移动办公,这已经是迈出了一大步。第一步既然已经迈出,还愁以后么?
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再上两张图,这个就是我自己做的FM数据库在IPAD上的运用。可以看到,一般外贸中需要用到的内容基本都已经可以在这个数据库中运用了,数据库正在逐步完善中,原先ACCESS中的功能丢掉了一部分,这部分的设计FM与微软稍有思路不同,正在研究中。设计使用场合主要是外出时可以随时调阅业务内容,做报价单,查看合同履行状态。做贸易的人出差是家常便饭,出门在外总不能开MBP等个一两分钟,再运行个虚拟机等个几分钟,再调数据库......能用IPAD立马查看这些资料,就是最大的便利。
这是我个人和同行的领域,在外贸或者商业领域,通过数据库管理自己的业务内容的,绝对不是少数。在今天,人人拥有电脑的时代,有多少人还在用EXCEL表格辛苦地用人脑来做电脑的事情?一年辛苦下来,要做多少数据透视表来分析各种数据?早在10多年前,我已经用两年的辛苦自学和日夜苦功换来了这10来年的轻松,有志者不妨借鉴我的经验。
同时也设想一下:小型贸易,个人商家,仓储业,是否也需要数据库?需要数据库就能用IPAD进行移动应用和无线应用。
再举个稍微远一点的例子:一直不是有人在设想餐厅点菜用IPAD吗?
这下用FM数据库就可以实现了。
容器字段放菜式的照片,台号,时间,菜式,价格,数量,服务员工号,这些不都是一条条的数据?不都是一个个记录,无线登录中央数据库,后续的出菜,结账都可以实现IPAD和PC联动!如果配上触摸屏的PC,会如何?
只有不敢想,没有想不到!
总结一下:
IPAD是一个载体,一个平台,如何运用存乎一心。
你当它是个玩具,它就只能体现给你玩具的价值。你当它是个工具,它就体现给你工具的价值。你当它是朋友,它也拿你当朋友。你当它是未来,它就给你一个未来。
所以,不要再有什么专业人士了,IPAD应用专家这样的人是不存在的。一把da0在厨子手里是砍瓜切菜,在侠客手里就是武器,在医生手里又是救命的工具,在我手里,就要劈开你们的脑瓜,放你们的脑浆出来散散步透透气,让你们的脑浆出来看看这大千世界有多广阔多深邃!
最后奉献给大家一句谚语:世界上只有动脑筋是免费的!

有没有想过在IPAD上运行一个数据库软件?它可以录入合同,出货,付款,收款,并且不论是合同还是出货收钱付款甚至各类费用都可以有明细可查询,并且可以汇总出报表,按年,按月,按客户,按品种,归类汇总,并且可以计算出单票毛利,单票净利,汇总年度毛利,年度净利。只要你能想到的数据库都能帮你做到。
你没有眼花,这个软件已经由APPLE的子公司:FILEMAKER推出了。
FILEMAKER是一个简单易上手的个人或者中小型企业适用的数据库软件公司。其对应的产品,正是大名鼎鼎的微软OFFICE一员副将:ACCESS。之所以是副将,很多精简版的OFFICE并不将其作为标准套装内容,而且,相对于WORD和EXCEL,ACCESS太难学,太难入门,虽然非常好用,而且功能强大,查询功能也做的非常彻底,可以说是外行学写学用数据库的好选择之一,但是毕竟,用的人太少,肯学的人太少,真正用好的人更是太少太少了。所以,ACCESS和FILEMAKER两个超级剑手就一直处于曲高和寡无人问津的地位。相比而言,在中国,由于MAC的拥有量远远少于海外,FILEMAKER更是不为人知,甚至直到今天,也鲜有中文版面世。
罗唆了这么大一堆,其实是说了几个前提。第一,拥有MAC机。第二,会写FILEMAKER数据库。第三,英语熟练。
好了。我拥有MAC机,我自学过ACCESS数据库,对SQL和一些基本的VB有一定的概念,我英语熟练,我写好了自己MAC上的业务管理数据库。因此,FOLEMAKER第一时间推出了GO版,我就第一时间花40美da0不到那么一点点的银子,马上将数据库从MAC上移植到了IPAD上。
简评一下:
1、数据库移植不支持同步,这是目前的遗憾。只能全文件通过文件共享在ITUNES中拷来拷去。好在我只是个人用户,不存在与人共享的问题,这个也好解决。文件冲突只需要常备份常拷贝,这么重要的数据库自然还是要自己小心应付,一般不会出现问题的。
2、数据库支持WIFI或者3G远程登录FILEMAKER SERVER或者PRO的文件。需要进行配置,即FILEMAKER在PC端的文件需打开,且需配置FILEMAKER NETWORK共享,在使用过程中不能退出。GO端通过搜索网络数据库即可迅速打开需要的数据库。3G未测,没有环境。
3、目前发现我做的所有页面,均可在IPAD上完美运行,只有部分文本框因为做的时候未使用居中格式,尾巴上被吃掉了。稍微调整一下框子就好了。
4、脚本和按钮运行顺利,没有报错。按官方的说法,部分脚本无法运行,目前没有碰到,官网上有清单可查,未查,估计是一些外部数据库调用之类的复杂脚本。
5、由于MACBOOK PRO的宽高比和IPAD略有差异,所以部分页面右侧被吃掉了一条。微调即可。
6、运行速度有零点几秒的延迟,目前我的数据库还不是很大,数据不多,一时也凑不出那么大的数据库来,不知道大数据库运行表现如何。
7、GO版运行界面有类似SAFARI和PAGES的一面,可以同时打开数个数据库。
8、支持双指缩放,有的按钮或者文本框做的小了,可以用这个方法放大拖拽。
总结一下:有MAC机,有FILEMAKER经验,有移动办公需求,使用数据库管理业务,外贸、零售、仓储、人力资源等等,均可使用这套软件。前提是,必须拥有MAC机上的FILEMAKER,因为创建数据库必须用MAC机,GO版仅能用于录入、查询、编辑、报表浏览等。数据库中的高级功能,比如调用外部数据源,输出到其他文档之类,暂时还没法实现。
题外话:APPLE一直在偷偷发力将IPAD引入企业应用领域,目前已经有消息,IPAD运用于仓储(FILEMAKER旗下的另一款小型数据库软件BENTO,即可实现无线同步,用于仓储盘货发货进货,可以自制简单数据库,因为不存在关联表,整个数据库只有一个表格,所以不适用于复杂数据管理,只能当收发单使用)、餐饮(点菜)、教育等行业。FILEMAKER作为旗下的专业数据库软件公司,自然不遗余力,要把苹果牌数据库力推出去。
从中国的应用市场来看,FILEMAKER固然几乎不占什么份额,但是,从MAC用户角度来看,这无疑是一个强有力的支持。至少从我的角度来看,原先之所以对双系统一直无法罢休,就是为了ACCESS数据库。其余问题基本在MAC上都可以得到解决,OFFICE就是没在MAC平台上放出ACCESS,不知道是不是为了企业应用留了一步棋子。今年春天,在初步接触了FILEMAKER之后,发现对于我这样原先就有数据库设计经验的人来说,非常容易上手,只要设计思路稍微转变一下,工具都是非常好用的。于是花了3天的时间写出了原先ACCESS的替代版本,花一周时间优化调整,正式抛弃了ACCESS。
当然,ACCESS有ACCESS的优点,组合查询,特别是时间段之类的查询还是ACCESS方便,FILEMAKER因为还没有用到熟练,没有深入发掘这些方面的功能。
不过不可否认的是,IPAD上运行完整数据库,苹果及其旗下的数据库软件公司无疑是走在了世界的前面。
即使以老牌办公软件大王微软OFFICE,尽管曾经在WM上推出过移动版的OFFICE,但是始终没有把ACCESS搬出来。
在移动终端上运行数据库一直是我的梦想,如今实现,怎么能不激动?
我曾经是一个伪果粉,如今是一个坚定的果粉,以后会是更坚定的果粉,即使我死了,我也会是一个骨灰级的果粉。
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插图两张,内有企业机密,请勿传播。谢谢!

老吴最近迷上了FILEMAKER数据库,以前用ACCESS的时候就梦想把所有的实务操作化为电子数据用一个数据库实现,十年磨剑今日方试,未为晚也。
今天开始说一下数据库的简单构造,为有志于此的同道开条路,做个路标算参照吧。
还是老规矩,介绍一下背景。
外贸上第一个流程:询盘。所有做外贸的人都得用,就是报价嘛。很多单位和个人现在还是用着最原始的手段,人脑思考,纸头记录,然后规矩一点的就归档,不规矩的,也就丢在一边忘掉了。最后什么时候给谁报了什么东西的什么价格都无从查找,无形中造成了重大的浪费甚至是漏洞。
标准的做法是填报价单,然后存档备查。有的单位应用了电子手段,但是移动中需要查看的就有点麻烦。如今IPAD可以无缝运行FM数据库,给移动办公带来福音。那么自然就要设计出可以运行在IPAD上的FM软件,让它物尽其用。
今天开始,本人就从报价单入手,教会大家如何创建一个简单实用的FM数据库。
下面进入教程。
首先,FM的界面头绪众多,从哪里开始呢?
从数据库的基础:表。
表就是一个存放数据的库房,里面有很多货架,每个货架放一套东西,称为记录,每个记录有不同的内容,称为字段。
今天我们先建立一个表,就叫作报价。
报价中首先要有基本的内容,报价单号啦,建立日期啦,客户名称啦什么的,都属于基本信息。一张报价单可以报好多种商品的价格,这就属于报价明细,是另一张表了。我们在以后说表和表的关系的时候再谈。这些具体的内容是可以不断加上去的,我们今天先只谈一张最简单的表和它的基本制作方法。
在管理数据库按钮上点击弹出的下拉菜单中的数据库,看到下面的对话框,建立一个表,然后选择字段,建立字段。
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字段有各自的属性,可以自动输入,可以选择类型,可以用任意表的任意字段进行计算,当然是根据自己的需求。
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建立完了表,有了字段,往里面放的内容,每一条都称为记录,某天给谁干了什么,这就是一条完成的记录。以后的数据操作全都在这个基础上实现。
今天先讲一个字段的内容如何输入,因为这个字段比较特殊,属于自动输入,却又带有条件查询与判断,数据库又没有提供现成的工具(现成有的工具有兴趣的多试试也就明白了,很简单很直观)。
我今天要讲的这个字段是一个根据年份自动生成的年度序列号。
外贸函电或者合同号之类经常会用到的编号比如JW2010-1之类的号码即是此类。
看似简单,写这个输入脚本可是花了我整整24小时的时间来查,算上睡觉吃饭和正常上班,就是3天了。
废话少说,怎么来实现报价表上的这第一个字段的输入呢?
用到的是脚本,只有脚本才可以做这么复杂的事情。
为什么说复杂,先从思路开始。一切都从思路开始。
需求分析。年度序列号的构成:年份+当年从新开始的序列号。
年份简单,用一个函数就可以解决。难在当年开始从新计算的序列号。
要重新计算当年的序列号,首先要判断当年是否有记录,有多少记录,这样才能计算。
比如11年第一个记录,查询当年的记录是空,那就可以设定序列号为1。如果11年已经有了10条记录,那么新记录就是10+1=11。要做到这一点,需要按年对当前表的记录进行查询。为方便起见,我增加了一个字段“年份”,光取日期的年,以后查询起来比较方便,省得每次查都要写脚本调取日期里的年。如果不怕写起来麻烦,也可以另行研究。这里只讲如何运用。
下面公布脚本步骤。一步步分析。
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从脚本菜单中选管理脚本,新建一个用于报价表新建记录按钮的脚本,名称可以自定义。
出现这样的编辑界面。左面是可以用到的脚本步骤,右面就是脚本的内容了。
首先是设置错误捕获。
用过查询就知道了,如果查询返回的是空记录,那么就会出现错误提示对话框,导致脚本中断。那么下面的工作就要按按钮来解决了。运用设置错误捕获并选择打开。就可以跳过系统对话框直接使用其返回的数值加以利用。这里用到的错误分为两种,一种0,一种大于0。0就是没错误,查询返回结果是有记录的。大于0,就是返回记录有问题,没找到记录。
然后设置一个全局变量$$YEAR,作为查询的参数使用。函数可以自己查表运用。
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然后进入查找模式。
然后执行查找。这个查找就是用刚才通过YEAR(GET(当前日期))这个函数获得的当年年份的数字,今年获得的是“2010“。这个变量后面还要用到。这里先设置查找当前报价表中年份字段等于变量$$YEAR值的记录。
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查找运行完,就要返回信息了。没查到记录怎么样,查到了又怎么样。这里用IF来分开处理。
用到函数GET(上一个错误)。返回错误大于0。则执行下面的脚本。
退出查询模式,进入浏览模式,结束查询显示全部记录,新建记录,设置报价表中的字段报价单号=年份加上高横号以及1。即当年第一号。
如果查询有结果,当年有记录。那么进入下面脚本步骤。
这两步是废棋,应该去掉,请忽略进入查找模式和执行查找这两句,在做IF判断之前,没有退出查找模式,查找依然存在。
重要的是这里要得到另一个变量$recordnum,,它的内容是GET(查找个数),即刚才查询得到的记录条数。
然后就简单了,再次新建记录,设置字段值到年份加上高横号再加变量+1。
显示所有记录。
这个脚本的快照显示了一个脚本的完整过程,其中有几个步骤是浪费,比如进入查找模式,进入浏览模式,打了//的那两句也是浪费。去掉这些浪费语句后得到这么一个脚本。
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这个脚本运行的结果是这样的。在布局上做一个按钮,赋予这个按钮运行这个脚本的职责。点击按钮就新建记录了。
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今天就先说到这里。下一讲讲说明关系表和报价明细表的设计制作。

还是比较写得潦草了。
不过太多基本用法,在帮助文件中都可以找到。重点我还是想写出我在运用中花了脑筋想出来的一些东西。比如表之间的关系,字段与字段关联的使用,布局的设计,按钮的功能等等。其中脚本是最重要的,要依靠它来做许多看不见的工作,是最主要的手段之一。
当然,最最重要的还是数据库的灵魂。这个外贸实务软件的灵魂就在于业务架构的解析。如何把日常工作放进电脑,需要的是需求的分析,和功能的实现两块。
我会一点一点把我碰到的需求,我的分析,我使用什么手段来实现等等,逐步与大家分享。希望通过这个系列教程,让大家认识到:原来文科生都可以写数据库啊?原来数据库就是搭积木啊?那么IPAD上就会出现更多实用的自建数据库,更多的人能用上掌上数据库,这才是我HAD的那个DREAM呢。
其实,在考虑上面那个脚本的24小时里,很多时间是在走弯路。光为了查询记录就查了多少个函数,又为了查询结果为空烦恼了多久,最后才找到了合适的解决方案。之所以在这里公布,一方面是自己的辛苦有了结果(说句心里话,这个年度序列号的解决实际上去了我10多年的心病,在ACCESS上硬是没钻研通),一方面,也是希望后来者不必再走弯路。
从来数据库软件的帮助中就少有这种与实际需求挂钩的范例,空有一屋子工具,不知道用在哪里,也不知道该怎么用。又不可能人人都专门去上课学习这些东西。做数据库的人不懂实际业务,做业务的人不懂数据库。两者永远脱节,怎么可能有好软件给业务一线上用呢?
有鉴于此,老吴绝不藏私。一边逐步完善这个数据库,一边把碰到的问题和想出的解决方法公布。抛砖引玉吧。有高手看到别笑话我,我一个外语学院的文学士,从来没有正规学过这些,能写出这么个东西来就真是天大的狗拿耗子了。如果我露出了破腚,请一定指正,建立一个不断完善的数据库,获得越来越多的信息与知识,同时也能为更多人服务,本来就是与本版精神一致的。在这里再次谢谢大家关心,本人又开始使用IPAD,目前该数据库在IPAD上没有任何问题发现,运行正常。

老吴累了一个周末,升级了FILEMAKER外贸数据库。升级后添加了部分本来老吴不怎么用的被忽略的却是很多外贸上常用的功能,比如信用证和其他一些细节方面的功能。目前两单回收没来得及做上去,其实是举手之劳而已。
更新后界面如下:
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原先下载过我第一个版本的同学可以比较一下,增加了公司信息,客户信息,商品信息三类基础信息。增加了信用证管理。
增加的部分如何使用?非常简单,但是需要自己做数据库的同学(不一定是同行哦),可以听我下面的说明。
关于表,字段,关系。
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请观察上图。表的创建和修改,字段的创建和设置,在第一讲中间已经说明。今天着重的一点是表格与字段的关系。
通过观察,可以发现,我的外贸数据库是以合同为中心的。众多的其他表都通过某个字段与合同关联。关系的缔结意味着相关表可以通过关系字段互相查看对方记录并互相形成对应。比如最重要的合同─出运明细─出运,三个表,分别通过合同号和运编号进行关联。一个合同项下可以有多次出运,而一个运编号项下也可以有多个合同一起出运,所以两者无法直接联系对应起来。但是每一条出运明细,必然对应一个运编号,和一个合同号。通过这样的关系,某个合同可以找到对应的出运明细,从而找到对应的运编号。反过来也是一样。
这种关系的应用还在于,可以使用关联表中其他字段的内容。比如,公司信息与合同中的公司名称联系起来以后,同样使用合同表字段内容的外销合同打印界面上,公司名称一栏可以通过公司中文名称的一一对应关系,调用显示公司信息表中的公司英文名称字段中的内容。也就是说,你在合同中录入的是中文公司名称,在外销合同等使用了这个关系的界面中都可以显示为英文公司名称。品名和英文品名,地址和英文地址,都是这样形成的。这种关系必须是直接联系,因为存在多对一的关系,多拐一个弯就会让软件无所适从,无法判断多对多的联系。所以必须是如商品信息表123那样,分别在需要使用对应关系的表上挂直接关系。
多重关系也需要谨慎对待,尽量让一张表中存在一个不重复的序列号,这样就方便形成一对多+一对多的联系,如果都是多对多,关联的层次就只能是一张表对一张表。否则会形成逻辑上的混乱。
关系的应用是需要时间和经验积累的。做得多了,就会发现其中的规律。比如说在做外销单据的时候,发现原先通过合同链接的商品名称不对,总有一些记录连接不上,显示出不正确的英文品名,后来发现是表格关系中绕远了,就直接把商品名称链接到布局使用的主表上来,于是,本来一对多+多对多的关系改变为直接关联,就不会错了。
有兴趣的同学,可以通过简单的报价表与商品信息的关联来熟悉关系的布置,然后逐步扩大战果。
好,今天的讲座就结束了。
下面是参观时间。请看图。还有赠品,在说到某图的时候有额外小贴士。也是大家关心的。
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公司信息录入界面
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客户信息录入界面
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商品信息录入界面
以上三界面都是数据库运行的基本界面,必须录入,后面的合同也好出运也好,不接受未经录入的公司、客户和商品。部分地方还做了限制,必须输入,必须选择已存在的内容。都是通过字段验证进行的,在字段选项的验证选项卡中可以找到各种验证的方法。
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报价单界面,可以直接打印出来。其中不能给客户看的信息是可以在打印时屏蔽掉的,比如成本和毛利率。这个在布局上可以选定对象,选择打印时不显示即可。
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合同录入界面。用过上一版的同学注意到没有?增加了不少内容,都是平时不在意可是合同文本上非要不可的内容。老吴平时已经不用自己打合同了,助手做的事情老吴就忽略掉了,这次还给添上,以便直接用这个软件输出合同。
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外销合同界面,可以直接打印。按钮照例是打印时不显示的。这里有一个小疏忽,已经修正,图片上是没有修改的效果。眼尖的同行会发现保险条款处有错误,没有显示CIF应由卖方保险的字样。这里是做了一个判断的,我把判断的方向弄对了,可是文字的反色方向弄反了。条件是价格条款中的内容为"CIF“时,SELLER这个文本从白色翻为黑色,而放在隔壁的BUYER这个文本从原本的黑色翻为白色。内容不等于CIF的时候两者保持原状。右键点击文本对象可以找到条件格式化选项。
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点击合同余额按钮,可以直接调出未结束合同。用后记得点击浏览按钮恢复完整记录。
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信用证录入界面。老吴多年不做信用证了,怎么审证都快忘光。有信用证达人请帮忙审核内容,有需要添加的请提醒我。
也是通过合同号与合同相关。
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出运管理界面。增加了单据打印按钮。上半为合同信息,下半为出运明细。合同信息尚未禁止编辑,所以试用的同学要注意,不要随意修改合同信息,牵一发动全身的。
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新增加的单据打印页面。只提供了预览,没有做直接打印的按钮。也不是不行,但是打印都在台式机上实现,就在预览界面可以使用工具栏直接打印,就没有重复动作。
这里有两个贴士。
第一,从浏览模式进入打印预览模式,并不是在当前记录进入,而且要打印会打出所有的记录来。比如新加了第21号FaPiao,直接进浏览模式可能回是在第一号FaPiao,打印的时候更是可能只打第一号或者全打出来。看你打印设置怎么设的了。这个比较麻烦,不是在FM里找工具能搞定的,需要编写脚本来搞定。脚本大意如下:首先要省略记录,就把当前记录给省略了,然后仅显示被忽略记录,又把当前记录给捡回来把剩下的全扔掉,就只剩了当前记录光溜溜的一个了。死活也找不到别的记录了。把这个脚本放在上述界面的预览外销FaPiao等按钮上,再插上需要进入预览模式的布局,然后进入浏览模式,就一切搞定。
第二,预览模式退出,进入外销FaPiao和装箱单的浏览页面,使用了脚本触发器。也就是说外销FaPiao和装箱单是看不到浏览模式的,一进入浏览模式,就触发了ONMODEENTER事件,触发的脚本的内容是显示所有记录,并返回单据打印页面。脚本触发器在很多时候很有用,值得研究。
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外销FaPiao的打印预览。明细内容直接采自出运明细,不需重复录入。
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装箱单打印预览。这部分明细需要在刚才单据打印页面录入,因为不同货物的包装不同,需要人工计算几包几箱几公斤几条,用函数来算未尝不可,可是太耗时间精力来考虑如何写。就容许我偷懒一下吧。
上图单据打印页面上有使用说明,可以观察一下。单据上有什么问题,也请同行指出。
这里的贴士是,如何删除空白。在检查器中寻找一下,会发现定位按钮下面有删除空格的方式一栏。用这个就可以自动向上调整并调整跟在周围的内容一起往上走。
大家知道,有时候BT鬼子会要求打印明细装箱单,恨不得每个箱子里装了什么都要搞清楚。这时候装箱单会变得非常冗长,我曾经试过打15页装箱单,几乎疯掉,那票单据都寄了有一两斤重。这里我放了150条记录,应该够打了,用上述方法把入口行(即装箱单明细,FM术语,关联表在主表的布局中显示相关的明细记录,称为入口行)的空白记录省略,把跟在最后的总计类全部跟着提上来,形成的效果就是装箱单在打印到150条明细记录之前,想多长就多长,翻到第二页第三页都可以,而总计类一直会忠心耿耿跟在最后。
这里就要研究一下布局分页的技术,标题页眉页脚只显示在第一页,页眉页脚也有各自的表现,正文只得一个,各部分的位置会直接影响到正文上放置的入口的表现,有时候会吃掉一行半行记录,就需要耐心调整高度和位置了。
做这个信用证没花多少时间,反而是原本以为容易的单据花了我整整两天接近24小时的时间来研究。从表设计到字段设计到布局设计到脚本到预览调试,真的是高潮迭起欲仙欲死,光是今天一天就解决了超过5道难题。现在居然都回想不起来了,困难克服掉了,就再也想不起来当初卡在哪里了,或者说倒过来一想,原来挺简单的嘛。
毕竟以前从来没接触过,FM上手也才一个月左右的时间,天天研究,加一块也就200小时不到的时间。说实话,尽管资料很少,同伴很少,可是,FM还是相当容易上手的一个数据库软件。至少可以通过自学和同好交流甚至上网查找都能找到解决方案。
在这里再次感谢各位同行同好的版友捧场支持。希望本教程能给你们有所帮助。
最后,再一次给新来的同学做一下解释。
FILEMAKER是苹果旗下子公司FILEMAKER推出的一款可以在MAC和WIN两种环境中无缝运行的数据库软件。微软OFFICE中的ACCESS就是它的同类。
FILEMAKER GO就是IPAD上的版本,FM做出来的数据库除了打印相关和导出数据相关的功能无法实现之外,大部分功能可以无缝在IPAD上顺畅运行。
这也就是我如此努力开发这个外贸台帐数据库的原因之一,出差的时候可以把数据库带在身边,随时查阅所有的工作流程了。
目前虽然发现FM还存在不少弱智型或者说我无法理解的功能缺失,但它是世界上唯一一款跨越3个操作系统的数据库软件。
为了IPAD,为了移动办公,我忍了,认了,拼了。

http://www.filemaker.com.cn/solutions/starter_solutions_descript.html 可以下载的模版中没有外贸的。好想在ipad上能管理外贸公司的合同和报价。
我的报价是工厂传真来,我核算价格,发e-mail给客户。
成交了,急忙找e-mail,一个个查。查报出的美金单价。再找工厂报价。有时候找不到了,让工厂再传真来。
合同和FaPiao装箱单都是excel,各自为阵。
看了老吴的帖,惭愧惭愧。
坐等老吴的模版!(原谅我欲不劳而获的想法)

8月19日预告,下一版本将于本周末推出,试用的同学请暂时耐心,不要录入太多数据。
新1.3版将纳入采购合同。
允许一个外销合同与多个采购合同挂钩,便于分批采购。
允许采购合同与外销合同脱钩,或与多个外销合同挂钩,便于预采购和集中采购。
允许在外销合同页面查看相关的采购记录。
需要征求意见:对工厂支付是否与采购合同挂钩?
本人倾向于依据采购合同进行工厂支付,毕竟采购必须依照合同法缔约后才能进行的,开票也须有依据。
外销合同项下的支付,都能查看到支付记录,并不会产生混乱,相反,更精确了成本的核算。因为这种采购合同的做法也同时允许了加工合同的存在。
[quote][/quote]还是来个前言吧。
IPAD能做什么,最近讨论的又多起来了。
别的不多说,IPAD上自从有了FILEMAKER数据库的GO版,就已经开始对企业应用打开了大门。不需要专业的软件工程师,不需要高昂的投资,你的企业也可以拥有能跑在IPAD上的移动数据库,这不是众多商务人士梦寐以求的吗?甚至大多数人都不曾拥有PC上的数据库呢,又怎么来责备IPAD不如PC?
IPAD的商务应用或许还缺乏底气,EXCEL的功能简陋,WORD的字体稀少,邮件的操作繁琐。我要说,这不是IPAD的错,只是我们缺乏更好的软件而已。IPAD出世一个季度,就已经有如此成就,我们应该高兴鼓励才对。
要知道,WIN98到今天的WIN7,已经走了12年了。
一个好的平台,会有非常宽广的前途,IPAD能干什么,要看你希望它干什么。IPAD是冰冷的机器,人却是有热血的活人。
只要你自己肯想肯做,IPAD可以接近无所不能!
上周末放出了外贸数据库更新预告,并获取了不少同学的反馈,根据这些反馈和实际使用情况,花一周时间进行了修改增补,完成了外贸数据库更新版本1.2,今天放出模板,并做详细使用说明。
模板仍存在不完善的地方,而且众口难调,请各位感兴趣的同行继续试用并提出更实质的建议。尤其是关于信用证模块使用方面的建议,因为本人平时极少使用信用证,光凭印象难免有错漏,请各位补正。
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这是数据库的启动页面。数据库下载以后是个完全空白的框架,所有地方都需要新建记录,请注意使用。
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首先是最重要的,你所在公司的信息输入,本库并不限制多公司存在。有的公司存在子公司和母公司,业务在两者之一操作均可,注意在后期制作合同时选择正确公司。公司的英文名英文地址和国名地区,请使用英语填写,此处信息将应用在各个英文单据上,请仔细审核输入内容保证正确。
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客户信息同上,未经输入的客户信息将不能在后面项目中使用,客户名址等请核对准确,以免单据出错。
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商品信息中的包装等仅供参考,由于单据制作相对复杂,本库对商品包装规格不做引用和强制规定。但是英文品名等需要使用到的内容请尽量简短扼要,以免单据中排列不下造成吃字的现象。
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外贸始于报价。报价单号是自动生成的,每年周而复始,现在没有区分公司和业务组,统一为2010OFR001~2010OFR999的格式。下一版本试图解决这个问题,将赋予报价单不同业务员不同的代号组。ATTN TO是客户代表名字。
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报价结束是合同,但是报价不一定能得到合同,所以本库没有把报价单内容与合同联系起来。这里允许输入合同基本信息以及合同明细,请准确录入各项内容,几乎所有的信息在后面的流程中均有引用,所以请不要遗漏。除品名和供应商外,其余项目尤其是合同明细中的商品规格请使用英文。
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这里要做个小说明。部分下拉编辑框是没有表格作为数据源的,而采用了值列表。值列表允许编辑内容,主要用于一些常用的选择项。这里用运输方式举例,点开后看到下方有编辑字样的就可以点击编辑进入值列表编辑。
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如上图,每个选项用回车隔开,输入完厚点确定即可回到原页面进行选择。用户可以自己定制。
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合同内容录入无误后,点击打印,可进入合同打印页面。PC用户可选择FM软件窗口上方的预览按钮进行页面预览,目前尚未有试用用户反馈意见,其实这里最需要大家的反馈,我的打印机设置完全基于MACOS和LJ1007打印机,也许在别的打印机上会出现误差。各家公司合同样式不一,无法统一,请各位自己斟酌,如需定制,请另外联系。
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虽然合同页面初步可以了解合同的盈亏,但是更细致的计算需要更多数据,因此1.2版本中加入了合同核算表。用户可以根据实际情况录入各项数据。此表亦可作为合同附件交上级审批或留底。
需要说明的是,各人算帐的方式不同,习惯不同,这里公布一个标准的计算公式,有疑问或不同意见的同学请与我联系,我会教你们如何修改公式。
总金额*(1-佣金折扣合计/100)-外币运费-进口辅料-外币保险费-其他外币费用─────销售净收入
合同明细::销售成本合计+RMB运费+检品费+RMB佣金+商检费+采购总金额/1.17*利息/100+采购总金额/1.17*工资房租/100+总金额*(1-佣金折扣合计/100)*汇率*其他间接费用/100─────销售成本
销售成本/销售净收入─────换汇成本
汇率 - 换汇成本─────每美元盈利
上述公式经我与多家财务和业务沟通,基本通用。
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信用证是我的软档,请熟悉信用证的用户反馈使用意见。
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进入出运管理环节。此处基本信息比较简单,请填完整。上一版本中无论是合同号还是运编号修改均会造成明细数据的失踪,实际不是失踪,只是明细记录没有跟着主记录更改,更改后的主记录与明细记录无法对应而成了无主的明细记录。1.2版本修正了这个问题,合同号和运编号可以随意修改。
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托运记录输入完毕即进入单据制作,所有的公司都配备了专门的单证,但是一些个人外贸或者个别业务员需要制作自己的单证,可以使用这个,由于无法针对针式打印机进行配置,所以报关单就无法打印了。这里要说明的是,单据打印主要针对装箱单,装箱单的格式繁多,各人使用的项目也千差万别,1.2版本中的单据打印特别针对这种情况设置了相对宽松的条件。装箱单的项目可以自己定制名称,但是要注意下面的宽度,以免单据出现丢字。最后四项相对固定格式,谁都跑不了数量体积毛净重的,而且这部分也需要合计。
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这就是托书。如同上面的合同一样,在合同中录入的不同公司名称会在单据中显示出不同的抬头,用户可放心使用。再次强调信息的准确非常重要,一个地方出错,整个单据体系就完全出错。
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FaPiao和装箱单样式。由于采用了相对复杂的排版脚本,FaPiao和装箱单的结尾行是自动向上调整的,FaPiao最多40行,装箱单最多150行,可以伸缩。这就带来一个问题,必须使用浏览模式才可以看到真正的打印效果,而在IPAD上是无法进入浏览模式的,这一点只能保留遗憾了。FaPiao装箱单的行数应该可以应对大多数情况了。如有特殊需要请与我联系定制。
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最后说一下货款支付。我的货款支付是以运编号为中心的,所以,付款和出运明细对应起来,可能会造成一点小小的不便,但是,来了工厂FaPiao,一般会对应出运的货进行核对,否则会造成退税的麻烦,这也是基本工作,希望用户谅解。同时也请提出宝贵建议,完善流程管理。
补充几个细节。
1、明细项目必须将所有项目填制完整。比如品名,不能因为上一行有了,下一行就空掉,以后可能会造成查询这个品名的记录时丢掉这条记录。这种情形在早年我办公室里用ACCESS数据库的时候经常发生,屡教不改,还得我三不五时去帮人补录,修正数据。
2、这个数据库实际上融合了一个比较健全的外贸工作流程在里面,使用者应对外贸流程熟悉,在此数据库的帮助下可基本完成全业务数据跟踪。
3、点击查询按钮,凡是出现小放大镜符号的格子均可输入查询内容,调出相关内容。年份查询可以仅输入年或年月,其他项目可仅输入部分文字。查询完毕后记得使用浏览按钮恢复查询前全记录的状态。
4、IPAD上经测试,可以运行99%的完整功能。唯一不行的就是打印。
5、本数据库已经规避了部分可能造成IPAD上无法运行的机能,IPAD用户可以由ITUNES同步到IPAD本地使用,也可以通过WIFI登录PC端已经打开并打开网络共享的数据库进行实时操作。或,通过网页发布链接,直接由网页托管打开数据库。即IPAD可以通过3种方式,离线,WIFI网络,3G网络来使用本数据库。网页发布不是本人专长,请自行参考有关资料进行研究。
IPAD操作页面的效果与PC全无二致,所以就免发图片了。
本数据库其实不是针对大公司开发的。主要的对象是众多个体外贸、飞单人、有自营出口权的工厂等。一般货代均可代制单据,但是难以达到要求,报关单据尚可,但是客户单据就比较讲究。至于贸易流程,更是有很多人还在采用原始的纸张台帐记录,或者用EXCEL,数据一多就会发现重复劳动、混乱等无处不在。
老吴就是根据自己多年外贸的经验,将能贯通的贯通,能省略的省略,要强调的强调,要关联的关联,做出这么一套数据库来。希望能对众多同行有所帮助。记得,下载完不要消失,用的好与不好都请与我联系。咱们跑外场的人,不怕多个朋友,能以IPAD和这个数据库为契机,多认识一些朋友是多美好的事情啊。
clip_image037业务台帐模板1.2.fp7.zip (84 K) 下载次数:427

刚从世b0回来,累了个半死。不过这星期还是集中修改了部分功能。
主要集中在由出运调用货款支付的部分,调用的支付记录增加了筛选,只显示与该运编号相关的支付记录和尚为与任何运编号挂钩的记录。这样,由运编号调用货款支付就更明了了。另一个完善,是首页上的当前任务功能完善。这个可以看图。增加了当前日期(时间没法加,加上的时间标签不会走),增加了部分每天都可能需要了解的业务实时信息,收汇部分根据预计收汇日期可以做变色预警,据此增加了逾期外汇警示。部分条目增加了金额显示。
我想还是把这个修改作为1.3的最终修改吧。下一次升级将考虑更多的模块增加。又一次给大家添麻烦了,会导入数据的同学请再次动手下载1.3.2,1.4发布的时候会考虑把数据导入做为一个标准脚本做进去,这样就可以一键导入了。
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又经过了一个多星期,老吴仍然在不断完善外贸数据库的基础功能。
1.3本来要在上周末发布的,但是一些小功能和公式,界面效果还需要微调,就耽搁了两天。
新的模板今天放出,欢迎外贸同行和对FM数据库有兴趣的同学试用。这次老吴有信心,一般贸易出口的流程可以放心使用了。
1.3版更新功能如下。
1、基本信息增加公司信息中部门与业务组,合同中选择公司,部门会只显示该公司下的部门,业务组会只显示该部门的业务组。业务员只做参考,不在合同和其他地方显示。
2、公司信息增加了外币帐号RMB帐号等,数据库中可随时将鼠标移到公司名称上,会显示名称地址和帐号信息等。
3、基本信息增加供应商信息,包括地址帐号税号等。同样会在数据库中由鼠标带出显示。请试用的同学按工厂FaPiao的信息录入,以免今后在采购合同中使用到工厂信息时产生偏差。
4、外销合同中增加了部分合同条款如分转运包装等,便于调节不同需求。
5、外销合同界面增加采购信息和工厂支付信息。公司、客户、品名均可跳出简介。商品信息中可包括包装体积毛净重。
6、鉴于采购合同可能会产生原料与加工采购,所以外销合同的成本核算分为两块。预算:需要手动计算出口商品的单一成本。核算:可分为分批采购,原料采购,后道加工等。包括实际出运数量金额,实际采购成本,实际毛利率等,均可查看。
7、增加合同预算表和合同核算表。预算表根据合同明细中的预算成本计算盈亏,核算表根据实际采购支付金额计算盈亏。
8、外销合同打印微调。
9、信用证界面微调,开证人默认为合同客户。合同号录入为选择该客户名下合同,品名为选择该合同项下品名,规格同品名。
10、新增采购合同页面。分为采购合同和支付明细。采购合同可以选择与外销合同挂钩与否。不挂钩将被认为是无主预采购合同。同一采购合同可以按明细分配到各个外销合同,品名规格限制在挂钩的外销合同上(不挂钩的将显示全部商品供选择)。
11、采购合同支付明细可以与外销合同和运编号挂钩。同上一条。采购备货,不可能一直不出口。一旦预采购合同中的货物需要出口了,可在有外销合同和运编号的情况下分别挂钩,以便成本核算。如分批出口,可分批挂钩,但要注意出口数量与采购数量的不一致,做好明细分别。出口多少挂钩多少。
12、出运页面增加货代名称。
13、出运页面可与货款支付联动。一般贸易出口多数情况是买进卖出,一票对一票干干净净的。针对运编号进行支付可以使用货款支付按钮调出货款支付页面。
14、单据打印页面微调。解决了页面设置的问题,避免了单据或合同等横打的情况。
15、全面更新下拉框列表显示数据方法。与合同挂钩,与运编号挂钩,与客户挂钩,只显示需要的内容。全面更新商品信息、客户信息、公司信息的显示,全数据库只需要鼠标移到相应内容上,即显示该项目的明细信息。
至此,外贸数据库一般贸易出口的基本模板已经接近完成,尚缺的功能是一些查询统计的便利功能了。
目前在脑子里的还有:两单未回收运编号的汇总显示(此前版本已经提供提单、收汇汇总显示),各页面互相之间的跳转等。
下载试用的同学请一定要反馈意见,没有你们的意见,我无法把这个数据库做到更好。
下一步将把来料加工贸易做出来。然后是进口、内销等。
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今天晚上的成绩,就是上图所示。首页提醒功能。进入首页列出当前需要办理的实务。点击项目可直接进入对应的页面进行数据操作。
这个功能的意义在于,首页上的数字来源是由公式进行判断的。只要公式对,不论是时间、数量、金额、文本还是别的什么判断,都可以进行。而且,基于同样的判断,可以提取对应的记录,直接对这些由公式判断出来的记录进行操作。
旅行社的那位朋友应该明白了,当日任务的雏形基本就脱胎于此了。判断的依据,可以是还没有付款的合约,还没有处理的报价,还没有结束的团等等。再加上时间的限制,做出当日、本周、当月等等,呵呵,完美了。
强调一点,需要时间来完善。一个人的力量毕竟有限。


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